Polityka prywatności firmy Norican Group:

W firmie Norican Group dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić naszym klientom, dostawcom, partnerom biznesowym i pracownikom usługi najwyższej jakości. Ponieważ świadczenie usług obejmuje gromadzenie i wykorzystywanie danych o naszych klientach, dostawcach, partnerach biznesowych i pracownikach, ochrona danych osobowych ma dla nas najwyższy priorytet.

Mimo że od zawsze szanujemy prywatność i chronimy dane osobowe, podjęliśmy dodatkowe działania dotyczące ochrony danych osobowych. Są one skutkiem wprowadzenia przez UE Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), które obowiązuje od 25 maja 2018 r.

Poinformujemy naszych klientów, dostawców, partnerów biznesowych i pracowników o rodzajach danych osobowych, które gromadzimy, wykorzystujemy i udostępniamy oraz o okresie przechowywania informacji. W razie potrzeby uzyskamy ich zgodę na takie przetwarzanie.

Dodamy warunki przetwarzania i zgody do naszych standardowych umów biznesowych (ogólne warunki i postanowienia) oraz umów o pracę. W odniesieniu do już obowiązujących umów sprawdzimy, czy warunki obejmują wymagane kwestie, a jeżeli nie, dodamy odpowiednie postanowienia w zaktualizowanej umowie lub zmianie.

1. Definicje
  • Dane osobowe – oznaczają informacje o możliwej do identyfikacji osobie fizycznej. Dane osobowe obejmują także informacje kontaktowe pracowników firm, na przykład służbowy adres e-mail (osoby kontaktowe).
  • Informacje o firmie – oznaczają informacje dotyczące firmy, np. nazwę firmy, numer REGON, adres firmy, informacje finansowe itp.
  • Osoba, której dotyczą dane – oznacza osobę fizyczną, której dotyczą dane osobowe.
  • Administrator ochrony danych – oznacza pracownika wyznaczonego przez firmę Norican odpowiedzialnego za zapewnienie, że firma Norican działa zgodnie z tymi zasadami i rozporządzeniem RODO.

 

2. Gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych

Dane osobowe będą zawsze:

  • Pozyskiwane w co najmniej jednym określonym i zgodnym z prawem celu i nie będą przechowywane dłużej niż jest to wymagane w tym celu, chyba że dane będą zanonimizowane.
  • Odpowiednie, istotne i wystarczające w odniesieniu do celu, w jakim są przetwarzane. Dalsze przetwarzanie będzie zgodne z pierwotnym celem.
  • Prawidłowe i w razie potrzeby aktualizowane za pomocą okresowych i odpowiednich sprawdzeń. Dane osobowe, które okażą się być nieprawidłowe lub mylące zostaną niezwłocznie usunięte lub poprawione.
  • Przetwarzane zgodnie z prawami podmiotów, których dotyczą dane, na podstawie odpowiednich przepisów.
  • Podlegać odpowiednim środkom organizacyjnym i technicznym stosowanym w celu zapobiegania nieautoryzowanemu lub niezgodnemu z prawem przetwarzaniu danych osobowych, przypadkowej utracie, zniszczeniu lub uszkodzeniu danych osobowych.

Firma Norican gromadzi i wykorzystuje dane osobowe do różnych uzasadnionych celach biznesowych takich jak identyfikacja klienta i dostawcy, zarządzanie, rekrutacja, zarządzanie wszystkimi aspektami warunków i postanowień zatrudnienia, komunikacja, realizacja zobowiązań lub wymagań prawnych, realizacja umów, świadczenie usług klientom, transport produktów itp. Firma Norican będzie także postępować zgodnie z przepisami w danym kraju.

3. Podstawa prawna przetwarzania – wykorzystanie zgody

W większości przypadków wymagamy wyrażenia zgody przed rozpoczęciem gromadzenia danych osobowych.

Jeśli gromadzenie, rejestracja i dalsze przetwarzanie danych osobowych klientów, dostawców i współpracowników są oparte na zgodzie tych osób, zgoda musi być:

  • udzielona dobrowolnie (osoba udzielająca zgody nie może robić tego pod presją);
  • określona i jednoznaczna (tak, aby dana osoba miała świadomość zakresu zgody);
  • świadoma (każda osoba otrzyma informację dotyczącą typu przetwarzanych danych osobowych, celu przetwarzania, przesyłania danych osobowych itp.).

W celu przetwarzania wrażliwych danych osobowych należy także uzyskać jednoznaczną zgodę. Należy pamiętać, że przetwarzanie informacji wrażliwych musi mieć odpowiedni i uzasadniony cel.

Przetwarzanie danych osobowych dotyczących klientów, dostawców lub innych osób powiązanych biznesowo może w pewnych przypadkach być także oparte na innej podstawie prawnej niż zgoda, np. jeśli przetwarzanie jest wymagane w uzasadnionych celach firmy Norican, które nie są nadrzędne wobec interesów podmiotu, którego dotyczą dane. Ponadto w przypadku zawarcia umowy (np. umowy dostawy) mogą być przetwarzane dane osobowe wymagane do realizacji takiej umowy. Ponadto zgoda nie jest wymagana w sytuacji, gdy firma Norican jest zobowiązana do przetwarzania danych osobowych w celu zapewnienia zgodności z odpowiednimi przepisami lub na żądanie organów administracyjnych. Jednakże nie należy przetwarzać wrażliwych danych osobowych bez wyraźnej zgody podmiotów, których dotyczą dane, chyba że przetwarzanie jest wyraźnie dozwolone przez prawo.

Jeśli gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych dotyczy zawarcia lub realizacji umowy, nie będziemy prosić podmiotu, którego dotyczą dane o dalszą zgodę.

Podmiot, którego dotyczą dane może w dowolnej chwili wycofać zgodę, a po jej wycofaniu przestaniemy gromadzić i przetwarzać dane osobowe tej osoby, chyba że będziemy zobligowani lub uprawnieni do tego na podstawie innych przepisów prawa.

4. Przesyłanie danych osobowych

Dane osobowe zostaną wykorzystane wyłącznie w określonych celach, w których zostały zgromadzone.

Nie będziemy sprzedawać ani przekazywać danych osobowych podmiotom zewnętrznym. chyba że będzie to konieczne z powodu wymagań prawnych w danym kraju lub w celu realizacji uzgodnionej umowy, np, umowy o pracę.

Dane osobowe będą przesyłane/ujawniane podmiotom zewnętrznym, jeżeli istnieje uzasadniony cel przesyłania/ujawniania. Jeżeli odbiorca pełni funkcję podmiotu przetwarzającego dane, należy zapoznać się z poniższą klauzulą 7.

Jeżeli odbiorca będący podmiotem zewnętrznym znajduje się poza obszarem UE/EOG, przesyłanie/ujawnianie jest możliwe tylko w przypadku, gdy podmiot, którego dotyczą dane wyraził zgodę na ich przesłanie/ujawnienie lub zawarto umowę dotyczącą przesyłania między podmiotem firmy Norican a importerem danych osobowych (podmiotem zewnętrznym).

5. Ujawnianie danych osobowych w firmie Norican Group

Ujawnimy dane osobowe tylko tym pracownikom firmy Norican, którzy mają uzasadniony cel biznesowy (np. wykonywane zadania służbowe) związany z przetwarzaniem takich danych osobowych, a takie ujawnienie nie spowoduje ujawnienia większej ilości danych osobowych niż jest to wymagane do realizacji takich celów.

6. Zapewnienie prawidłowości danych osobowych

Podejmiemy wszelkie działania uzasadnione z handlowego punktu widzenia, aby zapewnić, że dane są prawidłowe i kompletne oraz okresowo aktualizowane.

 7. Dane osobowe przetwarzane przez podmioty zewnętrzne – podmioty przetwarzające dane

Podmiot przetwarzający dane to firma, która przetwarza dane osobowe w imieniu firmy Norican oraz zgodnie z instrukcjami firmy Norican. Przed ujawnieniem danych osobowych podmiotowi przetwarzającemu dane firma Norican zawrze pisemną umowę o przetwarzaniu danych z firmą przetwarzającą dane osobowe w imieniu firmy Norican. Umowa o przetwarzaniu danych zapewni, że firma Norican kontroluje przetwarzanie danych osobowych poza firmą Norican, ale za które odpowiada firma Norican.

8. Prawa i obowiązki podmiotów, których dotyczą dane

Jeśli firma Norican gromadzi i rejestruje dane osobowe dotyczące np. pracowników, klientów, dostawców, innych partnerów biznesowych itp. firma Norican jest zobowiązana do poinformowania takich osób o celach przetwarzania zgromadzonych danych osobowych, ewentualnym przesyłaniu danych osobowych, o tym, kiedy dane osobowe zostaną usunięte, prawie do uzyskania dostępu do danych osobowych itp. Z reguły takie informacje zostaną przekazane podmiotowi, którego dotyczą dane w momencie gromadzenia danych.

Każdy podmiot, którego dotyczą dane ma prawo zażądać dostępu do swoich danych osobowych, które firma Norican posiada lub przetwarza. Takie osoby mogą ponadto sprzeciwić się przetwarzaniu i zażądać aktualizacji, poprawienia lub usunięcia nieprawidłowych danych osobowych.

W pewnych okolicznościach podmioty, których dotyczą dane mają także prawo do otrzymania zarejestrowanych danych osobowych w formacie uporządkowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytania na komputerze.

9. Pytania i skargi

Na wypadek pytań dotyczących gromadzonych danych osobowych wyznaczyliśmy osobę kontaktową do każdego zestawu gromadzonych danych osobowych. Taka osoba zostanie podana w formularzu zgody. Wyznaczyliśmy Administratora Ochrony Danych (AOD), który będzie odpowiedzialny za zapewnienie, że firma Norican Group działa zgodnie z wymaganiami prawnymi w każdym kraju, w którym prowadzimy działalność. Skargi dotyczące sposobu przetwarzania lub gromadzenia danych osobowych przez firmę Norican Group można przesyłać za pomocą wiadomości e-mail.

10. Aktualizacje

Będziemy stale kontrolować i aktualizować nasze zasady bezpieczeństwa oraz procedury kontroli w celu zapewnienia zgodności z przepisami i regulacjami, a także odpowiedniej ochrony prywatności.

Ogólna Polityka prywatności: Wersja 1.4-EN (18-KWI-2018) / Bo Bugge

Download and print the Privacy Policy as a PDF

If you wish to contact Norican, complete this form and we will get back to you as soon as possible.