Politique de confidentialité de Norican Group :

Chez Norican Group, nous nous engageons à fournir un excellent service à nos clients, fournisseurs, partenaires commerciaux et employés. Comme ce service implique la collecte et l'utilisation de données à caractère personnel concernant nos clients, nos fournisseurs, nos partenaires commerciaux et nos employés, la protection de leurs données à caractère personnel est pour nous une priorité absolue.

Tout en ayant toujours respecté la vie privée et protégé les données à caractère personnel, nous avons renforcé notre engagement en matière de protection des informations personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE, qui est entré en vigueur le 25 mai 2018.

Nous informerons les clients, les fournisseurs, les partenaires commerciaux et les employés sur les données à caractère personnel que nous collectons, utilisons et partageons et sur le temps de conservation de ces informations. Nous obtiendrons leur consentement pour un tel traitement si nécessaire.

Nous inclurons les conditions de traitement et les consentements dans nos accords commerciaux standard (CGV) et nos contrats de travail. En ce qui concerne les accords déjà en vigueur, nous vérifierons que les termes couvrent ce qui est nécessaire et, dans le cas contraire, incluent des dispositions adéquates dans un accord actualisé ou un amendement.

1. Définitions
  • Données à caractère personnel – désigne des informations permettant d'identifier une personne physique. Les données à caractère personnel incluent également les coordonnées des employés au sein des entreprises, telles que l'adresse e-mail professionnelle (personnes à contacter).
  • Informations sur la Société – désigne les informations relatives à la Société en tant que telle, telles que le nom de la Société, son adresse, son numéro d'enregistrement, ses informations financières, etc.
  • Personne concernée – désigne la personne physique à laquelle les données à caractère personnel se rapportent.
  • Administrateur de la protection des données – employé désigné par Norican pour veiller à ce que Norican se conforme à la présente politique et au RGPD en général.

 

2. Collecte et traitement des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel doivent à tout moment posséder les caractéristiques suivantes :

  • Elles doivent être obtenues en vue de satisfaire un ou plusieurs objectifs spécifiés et légaux et ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire à ces fins, sauf si les données sont rendues anonymes.
  • Elles doivent être adéquates, pertinentes et adaptées au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Leur traitement ultérieur ne doit pas être incompatible avec les objectifs initiaux.
  • Elles doivent être précises et, le cas échéant, actualisées au moyen de contrôles périodiques et pertinents. Les données à caractère personnel qui se révèlent inexactes ou trompeuses doivent être immédiatement effacées ou rectifiées.
  • Elles doivent être traitées conformément aux droits des personnes concernées en vertu de la législation applicable.
  • Elles doivent être protégées par des mesures techniques et organisationnelles appropriées contre le traitement non autorisé ou illégal et contre la perte, la destruction ou l'altération accidentelles.

Norican recueille et utilise des données à caractère personnel à diverses fins commerciales légitimes, notamment l'identification et la gestion des clients et des fournisseurs, le recrutement, la gestion de tous les aspects liés à l'emploi, la communication, le respect des obligations ou exigences légales, l'exécution des contrats, la fourniture de nos services aux clients, le transport de produits, etc. Norican se conformera également aux exigences légales en vigueur dans un pays spécifique.

3. Base juridique du traitement - Utilisation du consentement

Dans la plupart des cas, nous demandons votre consentement avant la collecte de données à caractère personnel.

Si la collecte, l'enregistrement et le traitement ultérieur des données à caractère personnel concernant des clients, des fournisseurs et d'autres relations commerciales reposent sur le consentement de ces personnes, celui-ci sera :

  • fourni volontairement (la personne qui donne son consentement ne doit pas se sentir obligée de le faire) ;
  • spécifique et sans ambiguïté (pour que la personne soit consciente de la portée du consentement) ;
  • étayé par des informations (chaque personne doit être informée du type de données à caractère personnel traité, du but du traitement, des éventuels transferts de données à caractère personnel, etc.).

Pour le traitement des données à caractère personnel sensibles, le consentement doit également être explicite. Veuillez noter que tout traitement d'informations sensibles est justifié par un objectif pertinent et légitime.

Le traitement de données à caractère personnel concernant des clients, des fournisseurs ou d’autres relations commerciales peut, dans certains cas, également reposer sur une autre base juridique que le consentement, par exemple si le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Norican et si ces intérêts ne portent pas préjudice aux intérêts de la personne concernée. En outre, si un accord (par exemple un contrat de fourniture ou de livraison) a été conclu, les données à caractère personnel nécessaires à l'exécution de cet accord peuvent être traitées. En outre, le consentement n'est pas requis dans les situations où Norican est tenue de traiter les données à caractère personnel afin de se conformer à la législation applicable ou aux demandes des autorités. Toutefois, les données à caractère personnel sensibles ne seront pas traitées sans le consentement explicite de la personne concernée, à moins que le traitement ne soit spécifiquement autorisé par la loi.

Dans le cas où la collecte et le traitement de données à caractère personnel sont liés à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat, nous ne demanderons pas d'autre consentement à la personne concernée.

La personne concernée peut retirer son consentement à tout moment. Dans ce cas, nous cesserons de collecter ou de traiter les données à caractère personnel la concernant, sauf si nous sommes obligés ou autorisés à le faire sur la base d'un autre fondement juridique.

4. Transfert de données à caractère personnel

Nous utiliserons uniquement les données à caractère personnel collectées pour répondre aux objectifs spécifiques pour lesquels elles sont collectées.

Nous ne vendrons ni ne fournirons de données à caractère personnel à des tiers, sauf lorsque cela est requis par la loi ou dans le cadre d'un contrat spécifique, par exemple, un contrat de travail.

Les données à caractère personnel ne peuvent être transférées/divulguées à des tiers que s'il existe un objectif légitime de transfert/divulgation. Si le destinataire agit en tant que responsable du traitement des données, veuillez vous reporter à l'article 7 ci-dessous.

Si le tiers destinataire est situé en dehors de l'UE/EEE, le transfert/la divulgation ne peut être effectué que si la personne concernée a donné son consentement à un tel transfert/divulgation ou si un accord de transfert a été conclu entre l'entité Norican et l'importateur des données à caractère personnel (tiers).

5. Divulgation de données à caractère personnel au sein de Norican Group

Nous ne divulguerons les données à caractère personnel qu'aux employés de Norican qui doivent y avoir accès pour des raisons professionnelles légitimes (par exemple, des tâches professionnelles) en vue du traitement. Une telle divulgation ne comportera pas plus de données à caractère personnel que nécessaire.

6. Assurer l'exactitude des données à caractère personnel

Nous déploierons des efforts commercialement raisonnables pour nous assurer que les données à caractère personnel sont exactes et complètes et les mettrons périodiquement à jour.

 7. Données à caractère personnel traitées par des tiers (responsables du traitement)

Un responsable du traitement des données est une entreprise qui traite des données à caractère personnel pour le compte de Norican et conformément aux instructions de Norican. Avant de divulguer les données à caractère personnel au responsable du traitement des données, Norican conclura un accord de traitement de données avec la société traitant les données à caractère personnel au nom de Norican. L'accord de traitement de données garantira que Norican puisse exercer un contrôle sur le traitement des données à caractère personnel effectué en dehors de Norican, mais dont Norican est responsable.

8. Droits et obligations des personnes concernées

Lorsque Norican collecte et enregistre des données à caractère personnel sur, par exemple, des employés, des clients, des fournisseurs, d’autres partenaires commerciaux, etc., Norican est tenu d’informer ces personnes des finalités du traitement des données à caractère personnel collectées, des éventuels transferts des données à caractère personnel, de la date de suppression des données à caractère personnel, du droit d'accès aux données à caractère personnel, etc. En règle générale, ces informations sont fournies à la personne concernée lorsque les données à caractère personnel sont collectées.

Toute personne concernée a le droit de demander l'accès aux données à caractère personnel que Norican traite ou stocke à son sujet. En outre, ces personnes peuvent s'opposer au traitement et exiger que des données à caractère personnel incorrectes soient mises à jour, corrigées ou supprimées.

Dans certaines circonstances, les personnes concernées ont également le droit de recevoir les données à caractère personnel enregistrées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

9. Questions et réclamations

Nous avons désigné une personne responsable de chaque ensemble de données à caractère personnel, chargée de répondre aux éventuelles questions sur les données à caractère personnel collectées. Cette personne sera précisée dans le formulaire de consentement. Nous avons nommé un administrateur de la protection des données (DPA, Data Protection Administrator) chargé de veiller à ce que Norican Group respecte les exigences légales en vigueur dans chaque pays où nous opérons. Les réclamations relatives à la manière dont Norican Group traite ou collecte les données à caractère personnel peuvent être transmises par e-mail.

10. Mises à jour

Nous réviserons et mettrons continuellement à jour nos politiques et contrôles de sécurité pour nous assurer de leur conformité avec les lois et les règlements, ainsi que pour assurer une protection adéquate de la vie privée.

Politique de confidentialité générale : Version 1.4-FR (18 AVRIL 2018) / Bo Bugge

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