Whistleblowing-Richtlinie der Norican Group
Norican verpflichtet sich, seine Geschäfte mit Ehrlichkeit, Integrität und Professionalität zu führen, und wir erwarten von allen Mitarbeitern, dass sie hohe Standards im Einklang mit den Richtlinien und Verfahren von Norican einhalten.
Diese Verpflichtung ist im Norican-Verhaltenskodex (der „Kodex“) verankert, der die Mitarbeiter auch dazu ermutigt, ihre Meinung zu äußern und potenzielle, mutmaßliche oder tatsächliche Verstöße gegen den Kodex, die Richtlinien von Norican und/oder alle Gesetze und Vorschriften, die die Geschäftstätigkeit von Norican regeln, zu melden.
Wenn Sie feststellen oder vermuten, dass eine Handlung nicht dem Kodex entspricht, sind Sie verpflichtet, dies zu melden. Wir wissen, dass es Mut erfordert, dies zu tun, und verpflichten uns, alle Bedenken ernst und sensibel zu nehmen und gegebenenfalls zu untersuchen.
Sich zu äußern trägt dazu bei, eine Kultur der Integrität zu bewahren und das Richtige zu tun. Alle Führungskräfte sind dafür verantwortlich, eine Kultur des offenen Dialogs und der ehrlichen Kommunikation mit ihren direkten Untergebenen zu schaffen. Die Förderung der Talente unserer Mitarbeiter sowie der Respekt vor Vielfalt und Teamarbeit sind zwei unserer Werte. Wir können diese Werte nur einhalten, wenn wir alle uns wohl dabei fühlen, unsere Meinung zu äußern.
Diese Richtlinie enthält die globalen Standards von Norican. In einigen Rechtsräumen können strengere Gesetze und Vorschriften die in dieser Richtlinie festgelegten Grundsätze außer Kraft setzen.
Wer sich zu Wort melden möchte, kann dies ohne Angst vor Schikanen, Vergeltungsmaßnahmen, Schikanen oder Disziplinarmaßnahmen tun. Diese Richtlinie garantiert außerdem, dass die Angaben und die Identität aller Personen, gegen die eine Meldung erfolgt, vertraulich behandelt werden, bis eine Offenlegung dieser Angaben angebracht ist.
Was ist Whistleblowing?
Whistleblowing ist die Offenlegung von Informationen, die sich auf ein mutmaßliches Fehlverhalten beziehen.
Dies kann Folgendes umfassen, ist aber nicht darauf beschränkt:
- Verstoß gegen den Norican-Verhaltenskodex
- Nichterfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung
- Geldwäsche
- Betrug oder Korruption
- Unbefugte Weitergabe von Informationen
- Interessenkonflikt
- Diskriminierung aufgrund der Rasse, des Geschlechts, einer Behinderung oder aus anderen Gründen
- Finanzielles Fehlverhalten, Unregelmäßigkeiten oder Betrug
- Praktiken, die Gesundheit und Sicherheit gefährden
- Sonstiges unethisches, unangemessenes und/oder illegales Verhalten
Außerhalb des Geltungsbereichs
Bei Unzufriedenheit am Arbeitsplatz sollten sich Mitarbeiter an ihren Vorgesetzten wenden, da diese Probleme nicht über den Whistleblowing-Dienst untersucht werden können.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob etwas in den Geltungsbereich dieser Richtlinie fällt, wenden Sie sich bitte an den General Counsel der Norican Group.
Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter, Vertragsarbeiter, leitenden Angestellten und Direktoren von Norican („Mitarbeiter“).
Sie gilt auch für Lieferanten, Kunden, Vertreter, Vertriebshändler, Agenten oder sonstige Drittparteien, die im Namen oder zum Nutzen von Norican handeln („Drittparteien“). Norican beauftragt nur Drittparteien, die die Werte von Norican und die Grundsätze dieser Richtlinie einhalten.
Sprechen Sie - Was tun?
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie Ihr Anliegen melden können:
Schritt 1
Norican verfolgt eine Politik der offenen Tür und ermutigt seine Kollegen, ihre Anliegen, Vorschläge oder Beschwerden zunächst ihrem Vorgesetzten, dem Personalvertreter oder der Rechtsabteilung mitzuteilen. Dies kann mündlich oder schriftlich geschehen. Möglicherweise lässt sich eine Lösung für das Anliegen schnell und effektiv finden.
Schritt 2
Wenn Sie nicht gerne mit Ihrem Vorgesetzten oder anderen in Schritt 1 genannten Vertretern sprechen oder mit der Antwort Ihres Vorgesetzten nicht zufrieden sind, können Sie Ihre Bedenken über den Whistleblowing-Onlinedienst von Norican unter https://report.whistleb.com/noricangroup melden.
Die Norican Whistleblowing-Hotline wird vom externen Dienstleister WhistleB betrieben und ist rund um die Uhr erreichbar. Sie können online in der Sprache Ihrer Wahl eine Meldung einreichen. Der Dienst ermöglicht eine anonyme Meldung.
Alle Nachrichten werden in der Whistleblowing-Hotline verschlüsselt. Um die Anonymität des Melders zu gewährleisten, löscht WhistleB sämtliche Metadaten, einschließlich der IP-Adresse. Auch im anschließenden Dialog mit dem Norican-Meldebeauftragten bleibt der Melder anonym.
Die Art und Weise der Untersuchung ist unabhängig davon, wie Sie Ihre Bedenken melden, dieselbe.
Was als nächstes passiert – Umgang mit gemeldeten Verstößen
Die Person, der Sie Ihr Anliegen mitteilen, wird Ihnen zuhören, Ihr Anliegen sorgfältig prüfen und entscheiden, ob Maßnahmen erforderlich sind. Dies kann bedeuten, dass Sie das Anliegen einem höherrangigen Mitarbeiter oder der Rechtsabteilung melden.
Wenn eine Person ein Anliegen direkt einem Vorgesetzten, Manager oder dem General Counsel vorträgt, wird die Nachricht gemäß dieser Richtlinie behandelt.
Das Whistleblowing-Team bei Norican
Bei Meldungen über die Whistleblowing-Hotline haben ausschließlich befugte Personen Zugriff auf die Meldungen. Ihre Aktionen werden protokolliert und vertraulich behandelt. Bei Bedarf können weitere Personen mit Fachwissen in den Untersuchungsprozess einbezogen werden. Diese Personen haben Zugriff auf relevante Daten und unterliegen ebenfalls der Vertraulichkeit.
Empfangen einer Nachricht
Nach Eingang einer Meldung entscheidet das Whistleblowing-Team, ob die Meldung angenommen oder abgelehnt wird. Wird die Meldung angenommen, werden entsprechende Untersuchungsmaßnahmen eingeleitet.
Das Whistleblowing-Team kann einen Bericht ablehnen, wenn:
- das mutmaßliche Verhalten ist im Rahmen dieser Whistleblowing-Richtlinie kein meldepflichtiges Verhalten.
- die Nachricht wurde nicht in gutem Glauben erstellt oder ist böswillig.
- Es liegen nicht genügend Informationen vor, um weitere Untersuchungen durchzuführen.
Wenn eine Nachricht Probleme enthält, die nicht vom Geltungsbereich dieser Whistleblowing-Richtlinie abgedeckt sind, ergreift das Whistleblowing-Team geeignete Maßnahmen, um das Problem zu lösen.
Das Whistleblowing-Team sendet innerhalb von drei Monaten nach Erhalt des Berichts eine entsprechende Rückmeldung.
Eine Person, die einen Bericht erstellt, sollte keine sensiblen persönlichen Informationen über die im Bericht erwähnten Personen angeben, wenn dies nicht erforderlich ist.
Untersuchung
Alle Meldungen werden ernst genommen und unterliegen dieser Whistleblowing-Richtlinie.
- Keiner aus dem Whistleblowing-Team oder jemand, der am Untersuchungsprozess teilnimmt, wird versuchen, den Whistleblower zu identifizieren.
- Über den Kanal zur anonymen Kommunikation kann das Whistleblowing-Team bei Bedarf Rückfragen stellen.
- Eine Meldung wird von niemandem untersucht, der möglicherweise an den Bedenken beteiligt ist oder mit ihnen in Verbindung steht.
- Das Whistleblowing-Team entscheidet, ob und wie eine Whistleblowing-Meldung eskaliert werden soll.
- Whistleblowing-Meldungen werden von den Beteiligten vertraulich behandelt.
Vertraulichkeit
Alle im Rahmen dieser Richtlinie eingereichten Meldungen werden umgehend, sensibel und ernsthaft bearbeitet und, soweit möglich, vertraulich behandelt. Die Untersuchung der Meldung erfolgt durch Personen mit entsprechender Erfahrung und Fachkompetenz.
Wenn Vertraulichkeit beispielsweise aufgrund der Art der Informationen nicht sinnvoll praktikabel ist, wird dies dem Meldenden erklärt und Norican wird versuchen, etwaige Fragen oder Bedenken zu klären.
Von der meldenden Person wird erwartet, dass sie die Tatsache, dass sie einen mutmaßlichen Verstoß gemeldet hat, die Art und Einzelheiten des mutmaßlichen Verstoßes sowie die Identität aller in der Meldung genannten Stellen und Personen vertraulich behandelt.
Die Identität einer Person, gegen die eine Meldung vorliegt, wird ebenfalls sensibel, ernsthaft und vertraulich behandelt, bis die Meldung als begründet erachtet wird und eine Benachrichtigung der Behörden und/oder der betreffenden Person(en) angebracht ist.
Soweit gesetzlich zulässig, kann eine Meldung anonym erfolgen. Anonym geäußerte Bedenken können jedoch nicht so effektiv bearbeitet werden wie offene Offenlegungen, da sie oft schwieriger zu untersuchen sind. Wir empfehlen daher allen Hinweisgebern, ihre Identität offen zu legen.
Keine Vergeltung
Norican duldet keinerlei Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die einen Bericht einreichen, Bedenken äußern oder bei einer Untersuchung mithelfen, weil sie begründeten Anlass zu der Annahme haben, dass ein Verstoß gegen das Gesetz oder den Norican-Verhaltenskodex vorliegt, vorausgesetzt, dass der Bericht in gutem Glauben erfolgt.
Eine Meldung in gutem Glauben bedeutet, dass Sie alle Ihnen vorliegenden Informationen in der Überzeugung bereitstellen, dass diese wahr sind, unabhängig davon, ob sich diese später als falsch herausstellen.
Jede Person, die eine Meldung in Übereinstimmung mit den Bestimmungen dieser Richtlinie macht, ist vor Vergeltungsmaßnahmen, Schikanen, Schikanen oder anderen nachteiligen Behandlungen geschützt.
Wenn Mitarbeiter der Ansicht sind, dass sie aufgrund der Meldung eines Verstoßes Opfer von Vergeltungsmaßnahmen geworden sind oder begründeten Anlass zu der Annahme oder Befürchtung haben, dass sie aufgrund der Meldung eines Verstoßes Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sind, müssen sie ihren Vorgesetzten, einen Vertreter der Personalabteilung oder den Leiter der Rechtsabteilung benachrichtigen. Gegen alle an Vergeltungsmaßnahmen Beteiligten drohen Disziplinarmaßnahmen, einschließlich der Entlassung.
Eine Person, die eine böswillige Meldung macht oder eine Meldung in bösem Glauben auf der Grundlage falscher oder irreführender Informationen macht, genießt keinen Schutz und kann disziplinarischen oder rechtlichen Maßnahmen ausgesetzt sein.
Verstoß gegen die Richtlinien
Verstöße gegen diese Richtlinie und gegen geltende Gesetze zum Schutz von Hinweisgebern werden nicht toleriert und können zu Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Entlassung führen.
Persönliche Daten
Verarbeitung personenbezogener Daten:
Dieser Hinweisgeberdienst kann personenbezogene Daten der in einer Nachricht angegebenen Person, der Person, die die Nachricht übermittelt (sofern sie nicht anonym gesendet wurde), und aller beteiligten Dritten erfassen, um den Sachverhalt zu den gemeldeten Verfehlungen und unangemessenen Verhaltensweisen gemäß unserem Kodex zu untersuchen. Diese Verarbeitung basiert auf dem berechtigten Interesse, Reputationsrisiken vorzubeugen und eine ethische Geschäftstätigkeit zu fördern.
Die bereitgestellten Beschreibungen und Fakten im Rahmen dieser Verarbeitung sind ausschließlich den zuständigen und autorisierten Personen vorbehalten, die diese Informationen vertraulich behandeln. Sie können Ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung und Widerspruch sowie auf eingeschränkte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der lokalen Datenschutzgesetze ausüben. Diese Rechte unterliegen allen vorrangigen Schutzmaßnahmen, die erforderlich sind, um die Vernichtung von Beweismitteln oder andere Behinderungen der Bearbeitung und Untersuchung des Falls zu verhindern.
Bei weiteren Fragen oder Beschwerden wenden Sie sich bitte an den General Counsel der Norican Group.
Wen kann ich kontaktieren?
Wenn Sie Fragen zu dieser Richtlinie haben oder weitere Beratung benötigen, wenden Sie sich bitte an den General Counsel unter general.counsel@noricangroup.com
